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La organización de una gira de conciertos, de principio a fin

La organización de una gira de conciertos, de principio a fin

Patri Aragoneses, directora de ARA Music Group. Todo termina cuando cuando se apagan las luces, después de un concierto, cuando el artista y la banda han hecho el espectáculo que tenían programado, pero no todo comienza ese día. Hay mucho trabajo previo, de meses o años antes, y no hay lugar para la improvisación.

La industria musical está formada por cientos y miles de empresas y profesionales en todo el mundo. La música es cultura, siempre está en constante cambio, y los profesionales que de alguna manera formamos parte de toda esta industria vivimos continuamente aclimatándonos a las nuevas tendencias y formas de consumo. Internet, la piratería, incluso las plataformas digitales han cambiado la forma en la que se consume la música. Si nos vamos a algo más ligado a la actualidad, incluso con el confinamiento y la pandemia de la covid19 se han explorado nuevas tendencias hasta antes poco vistas, como son los conciertos musicales en vivo a través en redes sociales. Todos estos cambios en el modo de consumo de la música ha hecho que ahora mismo la principal fuente de ingresos sean los conciertos.

Perfiles profesionales

El sector está compuesto por multitud de profesionales: desde los compositores, músicos, y pasando por los artistas, hasta los productores, editoriales, discográficas, managers, distribuidoras, agencias de promoción, promotores, agentes de zona, bookers, tour managers, road managers, asistentes, técnicos, ticketeras, locutores, periodistas, fotógrafos, y un largo etcétera.

Y en una gira de conciertos intervienen los artistas, pero también los azafatos, acomodadores, camareros, marcas patrocinadoras, agencias de publicidad, marketing, y un sinfín de personas. Y todos y cada uno de ellos tienen un trabajo fundamental. Sin su labor nada saldría bien.

Paso a paso, la planificación y los agentes implicados en una gira

A la hora de programar una gira, una vez ya se han definido los tiempos de lanzamientos, donde entra todo lo relacionado con la fabricación, distribución, lanzamiento físico y/o digital, y promoción del disco, la oficina de Management / booking empieza a desarrollar la contratación de gira ya sea propia o vendiendo a promotores y agentes locales.

Cada gira de cada artista varía en función a la estrategia del proyecto. Una gira suele tener una duración aproximada de entre uno y tres años, dependiendo si el artista en cuestión gira en otros países. Para ello, la oficina llega a acuerdos con cada teatro, promotor, agente, ticketera, medios de comunicación nacionales y locales, músicos, técnicos, patrocinadores, seguros, etc.

Una vez firmado los contratos oportunos, a la hora de lanzar un concierto a la venta, todas las partes implicadas (artista, oficina de Management, de promoción, promotor/agente, ayuntamiento (en el caso de que intervenga en el concierto), medio nacional, medio local, cartelería, etc.) se coordinan para lanzar la nota de prensa y la cartelería en el mismo momento asegurándose así un mayor impacto de comunicación y venta de entradas.

El trabajo previo de las giras de conciertos

Existe un trabajo de producción para cada concierto. Por la parte de comunicación, el departamento debe controlar diariamente que la publicidad está siendo la acordada tanto en radio, prensa, TV, RR.SS., cartelería. La ticketera debe pasar reporte (a veces incluso diario) de las entradas vendidas en cada ciudad.

En producción, el tour manager debe estar en contacto con los técnicos del teatro, o los técnicos contratados por el promotor, para el buen desarrollo del concierto. Esto son todas las cuestiones técnicas necesarias, medidas de escenario, luces, sonido, backline…

El mismo departamento es encargado de la logística del evento. Búsqueda del hotel para todo el staff, alquiler de furgonetas para staff, billetes para artista y oficinas (la mayoría de las oficinas cuenta con una agencia de viajes que se encarga de la logística de la gira).

Por su parte, el departamento de producción controla también cada detalle del evento como desplazamientos internos, recogidas, invitados, catering, etc.

Ciñéndose a la hoja de ruta que el tour manager o departamento de producción entrega a todo el staff, comienzan las labores de recogidas de técnicos, músicos, llegadas, montaje, horarios de pruebas de sonido, fin de pruebas, apertura de puertas, comienzo de concierto, fin de concierto, desmontaje, desalojo, etc. Absolutamente todas las horas, y todos los contactos de cada persona implicada en cuanto a producción, figuran en la hoja de ruta.

¿Qué ocurre con el precio de las entradas?

Otro aspecto relevante que creo que es importante resaltar es que la recaudación de las entradas lleva incluido el IVA que paga el público, y el porcentaje de derechos de autor que el promotor debe ingresar en SGAE. El reparto del beneficio del concierto y gira variará en función al acuerdo que cada artista tenga firmado con su manager y discográfica.

Es por esto por lo que desde PONS Escuela de Negocios hemos lanzado un Curso especializado en Industria Musical. Queremos abrir la puerta de esta forma a quienes algún día quieran dedicarse a este mundo, que realmente es apasionante. La formación será intensiva, tendrá un reconocimiento de 16 horas, y lo hacemos con el objetivo de que sea práctico y podamos dar un enfoque realmente interesante para un futuro representante. Hablaremos de teoría, pero también nos parece muy enriquecedor que los profesionales del sector puedan contar sus experiencias. ¡Os esperamos!